formrunでアクションがあったら、kintoneの問い合わせ管理に登録し、slackに通知する

概要

想定シーン・課題

• formrunに届いた問い合わせを手動で確認していると、新着問い合わせに気づくのが遅れ、対応開始までに時間がかかる。

• フォームの回答内容をkintoneへ手作業で登録すると、入力ミスや転記漏れが発生しやすい。

• kintoneへの登録後にSlackへ手動で共有すると、通知忘れや共有漏れによって問い合わせを見落とす可能性がある。

• Slack通知とkintoneのレコードを別々に確認する必要があり、問い合わせ情報の確認や担当者への引き継ぎに手間がかかる。

使用するアプリ・ピース

構築手順

Step 1: 「テンプレートから作る」をクリックする

• 画面右上の「作成する」横にあるメニューを開き、「テンプレートから作成」を選択してください

Step 2: テンプレートを選択する

• 「formrunでアクションがあったら、kintoneの問い合わせ管理に登録し、slackに通知する」というテンプレートを選択してください

Step 3：Webhook URLをコピーする

• 「formrunで問い合わせを受信したら」のピースを開き、Webhook URL をコピーします

Step 4：formrunのアプリ画面より、Webhookを開き、「連携先のWebhook URL」に貼り付ける

• 詳しい手順は、ヘルプサイト「Webhookを受信する（トリガー）」を参照ください

• テストトリガーを実施し、連携できていることを確認しましょう

• 一度テスト回答を行い、実データをworkrunに送りましょう

Step 5：「kintoneの問い合わせ管理に登録する」のピースを設定する

• kintoneと接続をおこないましょう
• 詳しい接続方法はヘルプページ「kintoneの接続方法」をご参照ください

• kintoneに登録する値をデータセレクターから選択します

• テストトリガーを実施し、連携できていることを確認しましょう

Step 6：Slackと接続する

• 詳しい接続方法はヘルプページ「Slackの接続方法」をご参照ください

• 通知を投稿するSlackチャンネルを設定してください
• チャンネル一覧が表示されない場合は、チャンネルIDを直接入力する方法で設定をおこなってください。詳しくはヘルプページ「Slackの接続方法＞Slack接続時の注意点」をご参照ください

Step 7：通知メッセージを編集する

• テンプレートに入力されている値はサンプルのため、実際のkintoneの値とは異なる場合があります。データセレクターから該当する値を選択し直してください

• 通知メッセージの内容はカスタマイズが可能です

• 通知メッセージからkintoneにアクセスできるように、ご自身のkintone環境の「サブドメイン」と「アプリID」に差し替えましょう

• テストトリガーを実施し、メッセージが送信できることを確認しましょう

Step 8：フローを公開して、テスト送信する

• テストでformrunから回答を送信し、Slackチャンネルに通知が投稿されたら設定完了です

補足事項・注意点

• 外部アプリ側の仕様変更により動作が変わる場合があります

• テンプレートにあらかじめ設定されている値はサンプルのため、そのままでは正しくファイルを取得できない場合があります。必ずデータセレクターから値を選択しなおしてください