formrunでアクションがあったら、内容を判別して自動でメールを下書き、または送信する

概要

想定シーン・課題

• 応募がくるたびに年齢を確認し、選考結果を判定している

• 判定結果に応じたメールの選択・作成を手作業で行っている

• 応募者情報の転記ミスや、選考結果の案内間違いが発生する

• 送信・下書き登録など、判定後の対応方法が異なり管理が煩雑になる

使用するアプリ・ピース

説明動画

構築手順

Step 1：「テンプレートから作る」をクリックする

Step 2：テンプレを選択する

• 「formrunでアクションがあったら、内容を判別して自動でメールを下書き、または送信する」というテンプレから作るとスムーズです

Step 3：Webhook URLをコピーする

• 「回答を受信」のピースを開き、Webhook URL をコピーします

Step 4：formrunのアプリ画面より、Webhookを開き、「連携先のWebhook URL」に貼り付ける

• 詳しい手順は、ヘルプサイト「Webhookを受信する（トリガー）」を参照ください

• テストトリガーを実施し、連携できていることを確認しましょう

• 一度テスト回答を行い、実データをworkrunに送りましょう

Step 5：「年齢で分岐」のピースを設定する

• 1つ目のブランチ「不採用（20歳未満）」をクリックし、「最初の値」の欄にデータセレクターからformrunで「年齢を回答しているfields」の値を選択しましょう



• テンプレートに設定されている値はサンプルです。また「fields」はformrunのフォーム項目数や構成によって異なるため、そのまま使用せず、実際に受信した回答データから年齢に該当する「fields」の値を選択してください

• 「2番目の値」は年齢の基準値を入力しましょう。デフォルトでは「20（歳）」になっています

• 「年齢で分岐」のテストトリガーを実施し、連携できていることを確認しましょう

Step 6：「3.メールを送信する（不採用連絡）」のピースを設定する

• formrunと接続をおこないましょう

• 「フォームID」「カードID」「宛先メールアドレス」をデータセレクターから選択しましょう

• 「件名」「メール本文」を設定しましょう
• データセレクターから値を選択することで、応募者の名前などformrunで取得した回答内容をメール本文に挿入できます
• このステップで設定したメールは、条件に一致する回答を受信すると自動で送信されます

• テストトリガーを実施し、連携できていることを確認しましょう

Step 7：「4.メール下書きを登録する」のピースを設定する

• formrunと接続をおこないましょう

• 「フォームID」「カードID」「宛先メールアドレス」をデータセレクターから選択しましょう

• 件名」「メール本文」を設定しましょう
• データセレクターから値を選択することで、応募者の名前などformrunで取得した回答内容をメール本文に挿入できます
• このステップで設定したメールは自動送信せず、formrun上へメール下書きを登録します

• テストトリガーを実施し、連携できていることを確認しましょう

Step 8：フローを公開して、テスト送信する

• テストで回答を送信しましょう

• 年齢が基準値を下回る応募者にはお断りのメールが自動で送信されます

• 年齢が基準値を満たす応募者へのメールはformrun上に下書きが作成されます

注意点・制約

• テンプレートでは年齢の基準値を「20歳」に設定しています。実際の選考基準に合わせて、基準値とブランチ名を変更してください。

• 氏名・メールアドレス・年齢などの参照先は、formrunのフォーム項目数や構成によって異なります。項目を追加・削除・並べ替えた場合は、データセレクターから正しい値が選択されているか再確認してください

• 2つ目のブランチには、1つ目の条件に一致しなかった回答が進みます。年齢が未入力の場合や、数値として判定できない場合も進む可能性があるため、運用前にテストしてください

• formrunの接続先は、利用するフォームに合わせて設定してください。CCでメールを送信する場合は、必要に応じて宛先を追加してください